Τα αποκεντρωμένα γραφεία επικοινωνούν με το αντίστοιχο κεντρικό Τμήμα Διαχείρισης Υλικών, Καυσίμων και Ελαιολιπαντικών της Διεύθυνσης Τροχαίου Υλικού και Μηχανημάτων για την οργάνωση και αποδοτική άσκηση των αρμοδιοτήτων τους, αποκεντρωμένα στις Δημοτικές Ενότητες που απαρτίζουν την Ανατολική Ρόδο.
Πιο συγκεκριμένα:
- Ενημερώνουν για την ανάγκη προμήθειας των απαραίτητων υλικών-ανταλλακτικών ή καυσίμων τα οποία αποθηκεύονται αφού προηγουμένως καταχωρηθούν ηλεκτρονικά και κωδικοποιημένα και διαχειρίζονται αποκλειστικά από αυτήν.
- Τηρούν αρχείο με στατιστικά στοιχεία κατανάλωσης σε διάφορα υλικά ή ανταλλακτικά ή καύσιμα και ελαιολιπαντικά που αφορούν στα οχήματα – μηχ/τα κλπ και ενημερώνουν σχετικά την Διεύθυνση.
Η Διεύθυνση εφόσον το κρίνει απαραίτητο, είτε λόγω φόρτου εργασίας είτε λόγω έλλειψης προσωπικού (άδειες, ασθενείς, κλπ), δύναται να μεταφέρει προσωπικό από την Διεύθυνση προς τα αποκεντρωμένα Γραφεία και αντιστρόφως, καθώς και από αποκεντρωμένο Γραφείο σε άλλο αποκεντρωμένο Γραφείο, για την εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας και με αντικειμενικό στόχο την εξυπηρέτηση του πολίτη.
Τα Γραφεία αυτά υπάγονται διοικητικά στη Διεύθυνση Τροχαίου Υλικού και Μηχανημάτων και πραγματοποιούν κάθε εργασία που άπτεται των θεμάτων της Διεύθυνσης και ανατίθεται από την Διεύθυνση ή με απόφαση Δημάρχου.