Στις 27 Νοεμβρίου 2019 και ώρα 14:00, διενεργήθηκε η πρώτη Συνάντηση Αρχικού Σχεδιασμού Σ.Α.Σ (Initial Planning Conference, I.P.C) στο πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Ερευνητικού Έργου IN-PREP, στο οποίο συμμετέχει ο Δήμος Ρόδου, ως τελικός χρήστης.
Στη συνάντηση συμμετείχαν οι: κ. Μαντικός Μιχαήλ, Σύμβουλος του Δημάρχου επί θεμάτων Πολιτικής Προστασίας, ο οποίος συντόνισε την συνάντηση, από το Αυτοτελές Γραφείο Πολιτικής Προστασίας ο Προϊστάμενος κ. Αργύρης Ηλίας και ο κ. Μοράρης Μανώλης, ο κ. Μενεμενλής Δημήτριος από την ΠΥΡ, ο κ. Μπαμπίνης Ευάγγελος από το Κεντρικό Λιμεναρχείο Ρόδου, ο κ. Ματθαίου Παναγιώτης , Πρόεδρος του Δωδεκανησιακού Συλλόγου 4Χ4, ο κ. Σπάρταλης Ελευθέριος μέλος του Δωδεκανησιακού Συλλόγου 4Χ4, ο κ. Δοντάς Αναστάσιος από τον Ελληνικό Ερυθρό Σταυρό- Παράρτημα Ρόδου, ο κ. Παπανικολάου Νικόλαος ως μέλος της Εθελοντικής Ομάδας Δήμου Ρόδου, από την ΔΕΡΜ Α.Ε οι κύριοι Χατζησταμάτης Μιχάλης και Μανώλαγκας Νικόλαος, ο κ Εγγλέζος Παναγιώτης Πρόεδρος της ΕΘ.ΟΜ.Α.Κ Σαλάκου, ο κ. Καντίνος Αναστάσιος, μέλος της Ο.Α.Κ, ο κ. Κουβάκης Νικόλαος, Πρόεδρος της ΕΟΠΚ CB, ο κ. Πιπερίδης Γεώργιος του Ε.Κ.Α.Β, ο κ. Χειμωνέτος Πέτρος , Συμβασιούχος υπάλληλος του Δήμου Ρόδου, υπεύθυνος ασύρματου δικτύου του Δήμου .
Με το πέρας συμφωνήθηκε ότι, στις 10 Δεκεμβρίου 2019 θα προγραμματισθεί με ευθύνη του Γραφείου Πολιτικής Προστασίας η Κύρια Συνάντηση Σχεδιασμού αφού, θα έχει προηγηθεί η συγκρότηση της Ομάδας Σχεδίασης Ασκήσεων (Ο.ΣΧ.Α) σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Πολιτικής Ασκήσεων της Γενικής Γραμματείας Πολιτικής Προστασίας.