ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΥΓΕΙΑΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΡΟΔΟΥ

Το ΝΠΔΔ – ΟΤΑ Α΄ βαθμού με την επωνυμία «Δήμος Ρόδου», που εδρεύει στη Ρόδο, Πλατεία Ελευθερίας 1, Τ.Κ. 85100, τηλ. 22413 61200, εφεξής «Δήμος», ενημερώνει με την παρούσα, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679, τον ν. 4624/2019 και την κείμενη εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, για την επεξεργασία δεδομένων που πραγματοποιείται στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της Διεύθυνσης Κοινωνικής Πολιτικής και Υγείας.

1. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ

Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι ο Δήμος Ρόδου.

Ο Δήμος συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα φυσικών προσώπων στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων της Διεύθυνσης Κοινωνικής Πολιτικής και Υγείας, ιδίως για σκοπούς κοινωνικής πολιτικής, κοινωνικής πρόνοιας, δημόσιας υγείας, κοινωνικής υποστήριξης, προστασίας ευάλωτων ομάδων και παροχής υπηρεσιών προς πολίτες.

Η παρούσα ενημέρωση αφορά, κατά περίπτωση, την επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο:

• πάσης φύσεως αιτήσεων πολιτών,
• κοινωνικών παροχών, επιδομάτων και οικονομικών ενισχύσεων,
• κοινωνικών ερευνών,
• εισαγγελικών παραγγελιών και συνεργασίας με δημόσιες ή δικαστικές αρχές,
• καταγγελιών, αναφορών ή αιτημάτων τρίτων,
• προγραμμάτων κοινωνικής υποστήριξης, κοινωνικής ένταξης και κοινωνικής φροντίδας,
• υπηρεσιών προς ηλικιωμένους, Κ.Α.Π.Η. και προγραμμάτων «Βοήθεια στο Σπίτι»,
• υπηρεσιών προς άτομα με αναπηρία,
• υπηρεσιών προς ανηλίκους, παιδιά, εφήβους και οικογένειες,
• υπηρεσιών Ιατροπαιδαγωγικού Κέντρου,
• υπηρεσιών ψυχοκοινωνικής, συμβουλευτικής ή υποστηρικτικής παρέμβασης,
• δράσεων δημόσιας υγείας,
• Κέντρου Κοινότητας, Παραρτήματος Ρομά και δράσεων για ευάλωτες κοινωνικές ομάδες,
• Ξενώνα Φιλοξενίας Γυναικών Θυμάτων Βίας και Συμβουλευτικού Κέντρου, εφόσον υπάγονται ή συνεργάζονται με τη Διεύθυνση,
• προγραμμάτων εθελοντισμού, κοινωνικής αλληλεγγύης και λοιπών δράσεων της Διεύθυνσης,
• τήρησης, αρχειοθέτησης, διαχείρισης και ασφαλούς καταστροφής φυσικών ή ηλεκτρονικών φακέλων.

Η παρούσα ενημέρωση παρέχεται με σκοπό τη διαφανή ενημέρωση των φυσικών προσώπων σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους.

2. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Ο Δήμος Ρόδου έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, σύμφωνα με τα άρθρα 37 έως 39 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.

Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων λειτουργεί ως σημείο επικοινωνίας για τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με κάθε ζήτημα που αφορά την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων και την άσκηση των δικαιωμάτων τους, καθώς και ως σημείο επικοινωνίας με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να επικοινωνούν με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Δήμου Ρόδου στην ηλεκτρονική διεύθυνση:

dpo@rhodes.gr

Η επικοινωνία με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων μπορεί να αφορά, ενδεικτικά, ζητήματα ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης στην επεξεργασία, καθώς και κάθε άλλο θέμα σχετικό με την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

3. ΣΚΟΠΟΙ ΤΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ

Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται, κατά περίπτωση, για τους ακόλουθους σκοπούς:

• την παραλαβή, πρωτοκόλληση, εξέταση και διεκπεραίωση αιτήσεων πολιτών,
• την αξιολόγηση προϋποθέσεων ένταξης σε κοινωνικές, προνοιακές ή υγειονομικές παροχές, προγράμματα ή δράσεις,
• την παροχή κοινωνικής, προνοιακής, ψυχοκοινωνικής, συμβουλευτικής ή υποστηρικτικής συνδρομής,
• την έκδοση διοικητικών πράξεων, βεβαιώσεων, πιστοποιητικών ή αποφάσεων,
• την καταβολή επιδομάτων, οικονομικών ενισχύσεων ή άλλων παροχών, όπου προβλέπεται,
• τη διενέργεια κοινωνικών ερευνών, είτε κατόπιν αιτήματος είτε κατόπιν καταγγελίας είτε κατόπιν εντολής ή παραγγελίας αρμόδιας αρχής,
• την εκτέλεση εισαγγελικών παραγγελιών και τη συνεργασία με εισαγγελικές, δικαστικές, διοικητικές, υγειονομικές, εκπαιδευτικές ή κοινωνικές αρχές και υπηρεσίες,
• την προστασία ανηλίκων, ηλικιωμένων, ατόμων με αναπηρία, θυμάτων βίας, οικονομικά αδύναμων πολιτών, αστέγων, Ρομά, μεταναστών, προσφύγων και λοιπών ευάλωτων προσώπων ή ομάδων,
• την παροχή υπηρεσιών πρόληψης, αξιολόγησης, υποστήριξης ή αποκατάστασης σε παιδιά, εφήβους και οικογένειες, όπου εφαρμόζεται,
• την υλοποίηση δράσεων δημόσιας υγείας και κοινωνικής πρόληψης,
• την τήρηση κοινωνικού, προνοιακού, υγειονομικού ή διοικητικού φακέλου, εφόσον απαιτείται,
• την εσωτερική οργάνωση, παρακολούθηση, εποπτεία και αξιολόγηση των παρεχόμενων υπηρεσιών,
• τη διασταύρωση στοιχείων με αρμόδιους φορείς, όπου προβλέπεται ή απαιτείται,
• την προστασία των δικαιωμάτων και εννόμων συμφερόντων του Δήμου, των ωφελουμένων ή τρίτων προσώπων,
• τη συμμόρφωση του Δήμου με υποχρεώσεις που απορρέουν από την κοινωνική, προνοιακή, υγειονομική, διοικητική, αρχειακή, δημοσιονομική ή άλλη εφαρμοστέα νομοθεσία,
• τη διαχείριση αιτημάτων άσκησης δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων,
• την πρόληψη, διερεύνηση και αντιμετώπιση περιστατικών ασφάλειας ή παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Η παροχή των αναγκαίων δεδομένων είναι υποχρεωτική όταν προβλέπεται από τη νομοθεσία ή όταν είναι απαραίτητη για την εξέταση αιτήματος, την παροχή υπηρεσίας ή την εκπλήρωση αρμοδιότητας του Δήμου. Η μη παροχή των αναγκαίων στοιχείων μπορεί να έχει ως συνέπεια την αδυναμία εξέτασης ή ικανοποίησης του αιτήματος ή την αδυναμία παροχής της σχετικής υπηρεσίας.

4. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Ανάλογα με την υπηρεσία, το αίτημα, το πρόγραμμα ή την υπόθεση, ο Δήμος ενδέχεται να συλλέγει και να επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

• στοιχεία ταυτότητας, όπως ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, ΑΔΤ ή λοιπά στοιχεία ταυτοποίησης,
• στοιχεία επικοινωνίας, όπως διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο και ηλεκτρονική διεύθυνση,
• ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, στοιχεία ασφαλιστικής ή φορολογικής κατάστασης, όπου απαιτείται,
• στοιχεία οικογενειακής κατάστασης, συγγένειας, επιμέλειας, εκπροσώπησης ή κηδεμονίας,
• στοιχεία κατοικίας, μίσθωσης, στέγασης ή διαμονής,
• οικονομικά, εισοδηματικά, περιουσιακά ή τραπεζικά στοιχεία, όπως IBAN, όπου απαιτείται για την καταβολή παροχής,
• στοιχεία απασχόλησης, ανεργίας, κοινωνικής ή ασφαλιστικής κατάστασης,
• στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αιτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις, δικαιολογητικά και διοικητικά έγγραφα,
• στοιχεία κοινωνικής κατάστασης, κοινωνικής ευαλωτότητας, κοινωνικής υποστήριξης ή κοινωνικής παρέμβασης,
• στοιχεία που περιλαμβάνονται σε κοινωνικές εκθέσεις, κοινωνικές έρευνες, καταγγελίες, αναφορές, εισαγγελικές παραγγελίες ή σχετική αλληλογραφία,
• στοιχεία τρίτων προσώπων που αναφέρονται σε φακέλους ή εκθέσεις, εφόσον είναι αναγκαία για τον σκοπό της υπόθεσης,
• στοιχεία συμμετοχής σε προγράμματα, δράσεις, δομές ή υπηρεσίες της Διεύθυνσης.

Κατά περίπτωση, ενδέχεται να υποβάλλονται ή να προκύπτουν και ειδικές κατηγορίες δεδομένων κατά το άρθρο 9 ΓΚΠΔ, όπως:

• δεδομένα υγείας,
• δεδομένα ψυχικής υγείας,
• στοιχεία αναπηρίας, ποσοστό αναπηρίας, πιστοποιήσεις, γνωματεύσεις ή αποφάσεις αρμόδιων επιτροπών,
• δεδομένα κοινωνικής πρόνοιας ή κοινωνικής φροντίδας,
• δεδομένα που αφορούν ανηλίκους, οικογένειες ή ευάλωτα πρόσωπα,
• στοιχεία που αφορούν θύματα βίας ή πρόσωπα που χρήζουν προστασίας,
• στοιχεία που συνδέονται με κοινωνική, υγειονομική ή ψυχοκοινωνική αξιολόγηση,
• δεδομένα που αφορούν μαθησιακές, αναπτυξιακές, ψυχοκοινωνικές ή οικογενειακές δυσκολίες παιδιών ή εφήβων, όπου παρέχονται σχετικές υπηρεσίες.

Σε ειδικές περιπτώσεις, ιδίως σε υποθέσεις βίας, καταγγελιών ή εισαγγελικών παραγγελιών, ενδέχεται να περιλαμβάνονται πληροφορίες που συνδέονται με φερόμενες παραβάσεις, ποινικές διαδικασίες ή μέτρα προστασίας. Η επεξεργασία τέτοιων δεδομένων πραγματοποιείται μόνο στο απολύτως αναγκαίο μέτρο και σύμφωνα με το εφαρμοστέο θεσμικό πλαίσιο.

5. ΝΟΜΙΚΗ ΒΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ

Για τα απλά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, η επεξεργασία βασίζεται, κατά περίπτωση:

• στο άρθρο 6 παρ. 1 περ. γ΄ ΓΚΠΔ, όταν είναι αναγκαία για τη συμμόρφωση του Δήμου με έννομη υποχρέωση, και
• στο άρθρο 6 παρ. 1 περ. ε΄ ΓΚΠΔ, όταν είναι αναγκαία για την εκτέλεση καθήκοντος που ασκείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον Δήμο.

Οι ανωτέρω βάσεις εφαρμόζονται ιδίως για την άσκηση αρμοδιοτήτων του Δήμου στον τομέα της κοινωνικής πολιτικής, κοινωνικής πρόνοιας, δημόσιας υγείας, κοινωνικής φροντίδας, διοικητικής εξυπηρέτησης, προστασίας ευάλωτων ομάδων, εκτέλεσης εισαγγελικών ή άλλων νόμιμων εντολών και συμμόρφωσης με το εφαρμοστέο θεσμικό πλαίσιο.

Για τις ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως δεδομένα υγείας, ψυχικής υγείας, αναπηρίας, κοινωνικής πρόνοιας, κοινωνικής ευαλωτότητας, ανηλικότητας ή προστασίας θυμάτων βίας, η επεξεργασία βασίζεται επιπλέον, κατά περίπτωση:

• στο άρθρο 9 παρ. 2 περ. β΄ ΓΚΠΔ, όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για την εκπλήρωση υποχρεώσεων και την άσκηση δικαιωμάτων στον τομέα της κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας,
• στο άρθρο 9 παρ. 2 περ. ζ΄ ΓΚΠΔ, όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για λόγους ουσιώδους δημόσιου συμφέροντος, βάσει του εφαρμοστέου δικαίου και με κατάλληλες εγγυήσεις,
• στο άρθρο 9 παρ. 2 περ. η΄ ΓΚΠΔ, όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για σκοπούς παροχής υγειονομικής ή κοινωνικής φροντίδας, υποστήριξης, αξιολόγησης ή διαχείρισης υπηρεσιών κοινωνικής μέριμνας ή υγείας,
• στο άρθρο 9 παρ. 2 περ. θ΄ ΓΚΠΔ, όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για λόγους δημόσιου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας,
• στο άρθρο 9 παρ. 2 περ. στ΄ ΓΚΠΔ, όπου η επεξεργασία είναι αναγκαία για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων ή όταν δικαστήρια ενεργούν υπό τη δικαιοδοτική τους ιδιότητα.

Η συγκατάθεση δεν αποτελεί, κατά κανόνα, τη βασική νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων από τη Διεύθυνση, ιδίως όταν η επεξεργασία συνδέεται με δημόσια αρμοδιότητα, έννομη υποχρέωση ή παροχή κοινωνικής υπηρεσίας. Μπορεί να ζητείται μόνο σε ειδικές, σαφώς προαιρετικές περιπτώσεις, όπου η μη παροχή της δεν επιφέρει καμία δυσμενή συνέπεια για το πρόσωπο.

6. ΠΗΓΕΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Τα δεδομένα συλλέγονται, κατά περίπτωση:

• απευθείας από το ίδιο το πρόσωπο,
• από νόμιμο εκπρόσωπο, γονέα, κηδεμόνα, δικαστικό συμπαραστάτη ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο,
• από τα δικαιολογητικά που υποβάλλονται με αίτηση ή στο πλαίσιο υπηρεσιακής διαδικασίας,
• από δημόσιες αρχές, υπηρεσίες, φορείς κοινωνικής ασφάλισης, υγειονομικές επιτροπές, υπηρεσίες υγείας, εκπαιδευτικές δομές, κοινωνικές δομές ή λοιπούς αρμόδιους φορείς,
• από εισαγγελικές, δικαστικές, αστυνομικές ή άλλες αρμόδιες αρχές, όπου προβλέπεται ή απαιτείται,
• από καταγγελίες, αναφορές ή αιτήματα τρίτων, εφόσον η συλλογή και χρήση των δεδομένων είναι αναγκαία για τον χειρισμό της υπόθεσης,
• από στοιχεία που προκύπτουν κατά τη διενέργεια κοινωνικής έρευνας, κοινωνικής αξιολόγησης, επίσκεψης, συνέντευξης, επικοινωνίας ή άλλης νόμιμης υπηρεσιακής ενέργειας.

Όταν τα δεδομένα συλλέγονται απευθείας από το υποκείμενο, εφαρμόζεται το άρθρο 13 ΓΚΠΔ. Όταν τα δεδομένα δεν συλλέγονται απευθείας από το υποκείμενο αλλά από τρίτη πηγή, εφαρμόζεται το άρθρο 14 ΓΚΠΔ, εκτός εάν συντρέχει νόμιμος λόγος εξαίρεσης ή περιορισμού της ενημέρωσης.

7. ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ

Σε ορισμένες υποθέσεις, όπως κοινωνικές έρευνες, καταγγελίες, εισαγγελικές παραγγελίες, υποθέσεις ανηλίκων, θυμάτων βίας, ψυχικής υγείας ή προστασίας ευάλωτων προσώπων, η ενημέρωση του προσώπου που αφορά η υπόθεση ενδέχεται να προσαρμόζεται ή να παρέχεται σε χρόνο και με τρόπο που λαμβάνει υπόψη:

• την εφαρμοστέα νομοθεσία,
• την ανάγκη προστασίας ανηλίκων ή άλλων ευάλωτων προσώπων,
• την προστασία του καταγγέλλοντος ή τρίτων προσώπων,
• την προστασία θυμάτων βίας ή προσώπων που τελούν σε κίνδυνο,
• την εμπλοκή εισαγγελικής, δικαστικής ή άλλης αρμόδιας αρχής,
• στ) τον κίνδυνο να ματαιωθεί ή να δυσχερανθεί ο σκοπός της έρευνας, της κοινωνικής παρέμβασης ή της νόμιμης διαδικασίας.

Η ενημέρωση δεν συνεπάγεται δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα στοιχεία του φακέλου ή αποκάλυψη δεδομένων τρίτων προσώπων, όταν αυτό θα έθιγε δικαιώματα και ελευθερίες άλλων προσώπων ή θα αντέβαινε στο εφαρμοστέο δίκαιο.

8. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Πρόσβαση στα δεδομένα έχουν μόνο τα αρμόδια και ειδικά εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, στον βαθμό που είναι αναγκαίο για την άσκηση των καθηκόντων τους.

Ενδεικτικά, πρόσβαση μπορεί να έχουν:

• αρμόδιο διοικητικό προσωπικό της Διεύθυνσης, για σκοπούς πρωτοκόλλησης, διεκπεραίωσης, αρχειοθέτησης ή διοικητικής υποστήριξης,
• κοινωνικοί λειτουργοί, ψυχολόγοι ή λοιπό επιστημονικό προσωπικό, εφόσον συμμετέχουν στον χειρισμό της υπόθεσης,
• Προϊστάμενοι ή αρμόδια όργανα του Δήμου, στον βαθμό που απαιτείται για εποπτεία, έγκριση, συντονισμό ή λήψη απόφασης,
• η Νομική Υπηρεσία, όπου απαιτείται νομική αξιολόγηση ή χειρισμός,
• ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, στο πλαίσιο του συμβουλευτικού και εποπτικού του ρόλου και μόνο στο αναγκαίο μέτρο,
• η Διεύθυνση Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών, μόνο για τεχνικούς σκοπούς και χωρίς άσκοπη πρόσβαση στο ουσιαστικό περιεχόμενο των φακέλων,
• δημόσιες, εισαγγελικές, δικαστικές, υγειονομικές, ασφαλιστικές, εκπαιδευτικές ή κοινωνικές αρχές και φορείς, όταν η διαβίβαση προβλέπεται από τη νομοθεσία ή είναι αναγκαία για τον σκοπό της υπόθεσης,
• πάροχοι πληροφοριακών συστημάτων, τεχνικής υποστήριξης, φύλαξης, καταστροφής αρχείων ή λοιποί συνεργάτες, εφόσον ενεργούν ως Εκτελούντες την Επεξεργασία για λογαριασμό του Δήμου και δεσμεύονται από κατάλληλες συμβατικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και ασφάλειας.

Η πρόσβαση στα δεδομένα παρέχεται βάσει ρόλου, αρμοδιότητας και υπηρεσιακής ανάγκης. Για φακέλους αυξημένης ευαισθησίας, όπως φάκελοι ανηλίκων, θυμάτων βίας, Ιατροπαιδαγωγικού Κέντρου, κοινωνικών ερευνών, εισαγγελικών παραγγελιών, δεδομένων υγείας, αναπηρίας ή ψυχικής υγείας, εφαρμόζεται αυστηρά περιορισμένη πρόσβαση.

Δεν πραγματοποιείται διαβίβαση δεδομένων σε τρίτη χώρα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης ή Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, εκτός εάν αυτό προβλέπεται ειδικά από την εφαρμοστέα νομοθεσία και πληρούνται οι προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ.

9. ΜΟΡΦΗ ΤΗΡΗΣΗΣ

Τα δεδομένα τηρούνται σε φυσική ή/και ηλεκτρονική μορφή, ανάλογα με τη φύση της υπηρεσίας, του φακέλου ή της υπόθεσης.

10. ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Ο Δήμος εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια, καταστροφή, αλλοίωση, τυχαία έκθεση ή παράνομη διαβίβαση.

Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν, κατά περίπτωση:

• περιορισμένη πρόσβαση σε φυσικούς και ηλεκτρονικούς φακέλους,
• τήρηση φυσικών φακέλων σε ασφαλείς χώρους, ερμάρια ή αρχειοθήκες,
• χρήση υπηρεσιακών πληροφοριακών συστημάτων και εγκεκριμένων ηλεκτρονικών πόρων,
• προσωπικούς λογαριασμούς χρηστών και αποφυγή κοινόχρηστων κωδικών,
• διαβάθμιση δικαιωμάτων πρόσβασης,
• καταγραφή και περιοδική επανεξέταση προσβάσεων,
• χρήση κρυπτογράφησης ή προστασίας με κωδικό όπου απαιτείται,
• ασφαλή διαβίβαση εγγράφων ή φακέλων,
• ασφαλή καταστροφή φυσικών εγγράφων και ηλεκτρονική διαγραφή,
• εκπαίδευση και ενημέρωση του προσωπικού για την εμπιστευτικότητα και την προστασία προσωπικών δεδομένων.

11. ΧΡΟΝΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ

Τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν και υποβλήθηκαν σε επεξεργασία.

Ο χρόνος τήρησης καθορίζεται, κατά περίπτωση, με βάση:

• τη φύση της αίτησης, υπόθεσης, παροχής, προγράμματος ή φακέλου,
• την κοινωνική, προνοιακή, υγειονομική, διοικητική, δημοσιονομική ή άλλη ειδική νομοθεσία,
• την ύπαρξη ενεργής υπόθεσης, παροχής, κοινωνικής παρέμβασης ή παρακολούθησης,
• την ύπαρξη εκκρεμούς εισαγγελικής, δικαστικής, διοικητικής, πειθαρχικής ή ελεγκτικής διαδικασίας,
• την ανάγκη τεκμηρίωσης των ενεργειών του Δήμου,
• τις διατάξεις περί παραγραφής αξιώσεων,
• την αρχειακή νομοθεσία,
• τον πίνακα χρόνων τήρησης που εφαρμόζεται ή πρόκειται να εφαρμοστεί από τον Δήμο.

Μετά την πάροδο του προβλεπόμενου χρόνου τήρησης, τα δεδομένα καταστρέφονται, διαγράφονται, περιορίζεται η πρόσβαση σε αυτά ή ανωνυμοποιούνται, κατά περίπτωση, με ασφαλή και τεκμηριωμένο τρόπο, εκτός εάν υπάρχει νόμιμος λόγος περαιτέρω τήρησης.

12. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Κάθε φυσικό πρόσωπο έχει, υπό τους όρους και περιορισμούς του ΓΚΠΔ και της κείμενης νομοθεσίας, τα ακόλουθα δικαιώματα:

• δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης στα δεδομένα που το αφορούν,
• δικαίωμα διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
• δικαίωμα διαγραφής, όπου συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις,
• δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας,
• δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία, όπου εφαρμόζεται,
• δικαίωμα φορητότητας, όπου εφαρμόζεται,
• δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης, μόνο στις περιπτώσεις όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση.

Η άσκηση των δικαιωμάτων μπορεί να υπόκειται σε περιορισμούς, ιδίως όταν το αίτημα αφορά κοινωνικές έρευνες, εισαγγελικές παραγγελίες, φακέλους ανηλίκων, θύματα βίας, καταγγέλλοντες, δεδομένα τρίτων προσώπων, εκκρεμείς διαδικασίες ή περιπτώσεις στις οποίες η πλήρης πρόσβαση θα μπορούσε να θίξει δικαιώματα και ελευθερίες άλλων προσώπων ή να δυσχεράνει νόμιμη διαδικασία.

Τα αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων υποβάλλονται:

• εγγράφως στο πρωτόκολλο του Δήμου Ρόδου, στη διεύθυνση: Πλατεία Ελευθερίας 1, Τ.Κ. 85100, Ρόδος, υπόψη Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων, ή
• ηλεκτρονικά μέσω της εφαρμογής αιτημάτων του Δήμου Ρόδου aitimata.rhodes.gr
• ηλεκτρονικά στη διεύθυνση: dpo@rhodes.gr.

Για την εξέταση του αιτήματος ενδέχεται να απαιτείται ταυτοποίηση του αιτούντος, ιδίως με υποβολή υπεύθυνης δήλωσης μέσω gov.gr ή με θεώρηση γνησίου υπογραφής μέσω ΚΕΠ, όπου αυτό κρίνεται αναγκαίο.

Ο Δήμος απαντά στα αιτήματα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, σε κάθε περίπτωση, εντός ενός μηνός από την παραλαβή και ταυτοποίηση του αιτήματος. Η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες, εφόσον απαιτείται λόγω της πολυπλοκότητας ή του αριθμού των αιτημάτων, σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 3 ΓΚΠΔ.

13. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ

Κάθε υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Στοιχεία επικοινωνίας ΑΠΔΠΧ:
Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα
Ιστοσελίδα: www.dpa.gr