Πλατεία Ελευθερίας (Δημαρχείο)

Στο Τμήμα αυτό προβλέπονται τα πιο κάτω γραφεία, που λειτουργούν υπό την ενιαία διεύθυνση του προϊσταμένου του Τμήματος, με τις αρμοδιότητες που περιγράφονται στο καθένα :

Γραφείο Πρωτοκόλλου - Διεκπεραίωσης και Αρχείου και Διοικητικής Στήριξης

• Παραλαμβάνει τα εισερχόμενα έγγραφα και βάσει του χαρακτηρισμού αυτών από την αρμόδια Διεύθυνση, τα καταχωρεί στο πρωτόκολλο και τα οικεία ευρετήρια, τα συσχετίζει, τα καταχωρεί στα βιβλία διανομής και τα παραδίδει προς τις αρμόδιες Διευθύνσεις, Τμήματα και Γραφεία.
• Οργανώνει, βάσει σχεδίου, τους χώρους που προορίζονται για την τοποθέτηση των παραδιδόμενων από τις δημοτικές υπηρεσίες αρχείων.
• Μεριμνά για τη διευθέτηση του αρχειακού υλικού του Δήμου σε συνεργασία με τις παραδίδουσες αυτό υπηρεσίες, καθώς και για τη συντήρηση και φύλαξη αυτού. Μεριμνά για την κατά καιρούς εκκαθάριση του αρχείου, τηρώντας τις σχετικές προς το θέμα αυτό διατάξεις, εντολές ή οδηγίες.
• Επιμελείται τη διεκπεραίωση των εξερχόμενων εγγράφων για τα οποία καταχωρεί στο πρωτόκολλο και στα οικεία ευρετήρια και φροντίζει για την αρχειοθέτηση και φύλαξη των σχεδίων αυτών.
• Μεριμνά κατόπιν εντολής της προϊσταμένης Διεύθυνσης, για την έκδοση διαφόρων αντιγράφων. Μεριμνά για τη φωτοτύπησα ή την πολυγράφηση εγγράφων, καθώς και για την παραβολή τους προς τα κείμενα των σχεδίων ή των πρωτοτύπων βάσει των οποίων αυτά καταρτίζονται.
• Στη δύναμη του Γραφείου Πρωτοκόλλου, ανήκουν οι δακτυλογράφοι, οι κλητήρες και οι φωτοτυπείς ,οι οποίοι:
• Εκτελούν κάθε εργασία που προσιδιάζει στη φύση των καθηκόντων τους και επιβάλλεται από τις υπηρεσιακές ανάγκες. Μεριμνούν για την δακτυλογράφηση, βάσει γραπτού σχεδίου ή καθ' υπαγόρευση τα έγγραφα, καθώς και κάθε άλλο κείμενο (καταστάσεις, πίνακες κ.λ.π.) των υπηρεσιών, φροντίζοντας για την ακρίβεια, το αλάθητο, την καλή εμφάνιση και την ταχεία κατάρτιση των δακτυλογραφημένων εντύπων και θέτοντας στο άνω αριστερό άκρο της πρώτης _ σελίδας αυτών, τα αρχικά γράμματα του ονοματεπωνύμου του αντίστοιχου δακτυλογράφου. Ευθύνονται για την καλή συντήρηση των γραφομηχανών ή Η/Υ που χρησιμοποιούν και οφείλουν να καλύπτουν αυτές μετά τη λήξη εργασίας.
• Ο Προϊστάμενος του Γραφείου, όταν οι δακτυλογράφοι δεν έχουν εργασία δακτυλογραφήσεως, δύναται να τους χρησιμοποιήσει σε άλλη βοηθητική ή παρεμφερή εργασία, εφόσον παρίσταται ανάγκη. Οι κλητήρες οφείλουν να βρίσκονται στο γραφείο απ' όπου και αποστέλλονται με εντολή του Τμηματάρχη Διοίκησης προς εκτέλεση διαφόρων υπηρεσιών.
• Επίσης τίθενται αμέσως στη διάθεση του Δημάρχου, Προέδρου Δ.Σ., Αντιδημάρχων, Γενικού Γραμματέα, Γενικού Διευθυντή, Διευθυντών και των Προϊσταμένων των Γραφείων και Τμημάτων για την εκτέλεση κάποιας υπηρεσίας.
• Μεταφέρουν την αλληλογραφία που διαβιβάζεται μέσω του Ταχυδρομείου, καθώς και τα έγγραφα ή έντυπα που διαβιβάζονται από υπηρεσία σε υπηρεσία και να ενεργούν επιδόσεις υπηρεσιακών εγγράφων, ανακοινώσεων και προσκλήσεων. Τέλος οι φωτοτυπίες οφείλουν να χρησιμοποιούν σωστά τα φωτοτυπικά μηχανήματα και να φροντίζουν για την περιοδική συντήρηση τους.
• Επίσης πρέπει να τηρούν τους κανόνες λειτουργίας, που θα εκδίδονται από τον προϊστάμενο του Γραφείου.

Γραφείο Δημαρχιακής Επιτροπής

• Με εντολή του Προέδρου της Δημαρχιακής Επιτροπής καταρτίζει την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων της Δ.Ε. Φροντίζει για την έγκαιρη επίδοση των σχετικών προσκλήσεων στα μέλη της, συντάσσει και δημοσιεύει τους πίνακες των ληφθεισών αποφάσεων όπου ορίζει ο νόμος και συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των θεμάτων.
• Τηρεί τα πρακτικά της Επιτροπής, συντάσσει νομότυπα τις αποφάσεις που λαμβάνονται και τις υποβάλλει στις αρμόδιες αρχές για έγκριση. Καταχωρεί τα πρακτικά με τις αποφάσεις στα επίσημα βιβλία και φροντίζει για την βιβλιοδέτηση αυτών.
• Φροντίζει για την υπογραφή των πρακτικών από όλα τα μέλη που συμμετέχουν στην συνεδρίαση. Κοινοποιεί στα αρμόδια Τμήματα του Δήμου τις αντίστοιχες αποφάσεις της Δ.Ε καθώς και τις αποφάσεις του Περιφερειακού Διευθυντή που εκδίδονται σχετικά με αυτές.
• Τηρεί πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων με κάθε βιβλίο που είναι απαραίτητο για την εύρυθμη λειτουργία του Τμήματος.
• Τηρεί ευρετήριο αποφάσεων των πρακτικών της Δημαρχιακής Επιτροπής. Συντάσσει τις καταστάσεις αποζημιώσεως των Δημοτικών Συμβούλων που συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της Δημαρχιακής Επιτροπής.
• Γενικά επιλαμβάνεται κάθε θέματος που υπάγεται στις αρμοδιότητες της σύμφωνα με το Νόμο ή απόφασης του Δημοτικού Συμβουλίου.

Γραφείο Χορήγησης Αδειών Καταστημάτων Επιχειρήσεων Λαϊκών Αγορών

• Έχει την ευθύνη μετά την χορήγηση της προέγκρισης ίδρυσης, και μετά την συμπλήρωση του φακέλου, να προβαίνει σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προς τις συναρμόδιες υπηρεσίες, και να εισηγείται στο Δήμαρχο ή τον Αρμόδιο Αντιδήμαρχο την έκδοση των αδειών ίδρυσης και λειτουργίας καταστημάτων υγειονομικού ενδιαφέροντος, καθώς επίσης, ύστερα από τις απαιτούμενες ενέργειες προς τις συναρμόδιες υπηρεσίες και των αδειών μουσικής και κοινοχρήστων χώρων καθώς επίσης των αδειών μικροπωλητών, παραγωγών, λαϊκών αγορών και λοιπών συναφών.
• Επίσης έχει την ευθύνη για τον έλεγχο αιτήσεων αντικατάστασης αδειών καταστημάτων υγειονομικού ενδιαφέροντος, καθώς επίσης για την ανάκληση ή οριστική αφαίρεση αδειών, σύμφωνα με όσα ορίζει η κείμενη νομοθεσία, σε συνεργασία με τη Δημοτική Αστυνομία και τις άλλες συναρμόδιες υπηρεσίες και εισηγείται σχετικά στα αρμόδια όργανα.

Γραφείο Θεμάτων Παιδείας

Οι αρμοδιότητες του Γραφείου αυτού είναι οι εξής:

• Η καταγραφή, ο προγραμματισμός και η επίλυση όλων των προβλημάτων που παρουσιάζονται στις σχολικές μονάδες της πόλης μας, όλων των βαθμίδων, τόσο σε επίπεδο κτιριακών αναγκών, όσο και σε επίπεδο λειτουργικών και εκπαιδευτικών θεμάτων. Σε επαφή με τις αντίστοιχες Επιτροπές Παιδείας όλων των φορέων συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες και ανάγκες και ιεραρχεί τα προς επίλυση προβλήματα.
• Παρεμβαίνει ουσιαστικά σε θέματα εκπαιδευτικής συνεργασίας όλων των φορέων που καλύπτουν το φάσμα της Παιδείας στην πόλη της Ρόδου σε θέματα προγραμμάτων επιστημονικής και άλλης στήριξης, καθώς και σε θέματα λειτουργίας οργανισμών ή προγραμμάτων που έχουν σχέση με τη μόρφωση και επιμόρφωση των κατοίκων (βιβλιοθήκες, Προγράμματα, Πανεπιστημίου Αιγαίου, Ανοιχτό Πανεπιστήμιο κ.ά.).
• Σε συνεργασία με το τμήμα Προγραμματισμού και Τεκμηρίωσης φροντίζει για την εκπαίδευση κατάρτιση του προσωπικού του Δήμου, καθώς και για την αξιοποίηση του Ανθρώπινου δυναμικού.

Γραφείο Σωματείων Εργαζομένων

Παρέχει εφόσον ζητείται και είναι δυνατή, στήριξη σε όλα τα σωματεία εργαζομένων του Δήμου Ροδίων, είτε σε επίπεδο γραμματειακής υποστήριξης είτε σε επίπεδο προώθησης των αποφάσεών τους αρμοδίως.

Τμηματάρχης:
Τηλέφωνα Επικοινωνίας:	22413-61243 & 22413-61271
Ωράριο Λειτουργίας:	07.30 - 15.00 (Δευτέρα - & Παρασκευή)
Ωράριο Εξυπηρέτησης Πολιτών:	09.00 - 15.00 (Δευτέρα - & Παρασκευή)